在货物和服务项目的招标过程中,如果因为重大变故导致采购任务取消,需要终止招标活动时,采购人或采购代理机构应采取以下措施:
及时发布终止公告:应当在原发布招标公告的媒体上发布终止公告,明确说明终止的原因及具体时间。
通知相关方:对于已经获取招标文件或资格预审文件的潜在投标人,应当以书面形式通知其终止招标的信息,并退还已收取的招标文件费用。
保存相关记录:应当妥善保存终止招标活动的所有相关文件和记录,包括但不限于终止公告、通知函件等,以备后续查询或审计。
处理善后事宜:根据实际情况,处理好与本次招标相关的善后事宜,如投标保证金的退还等。
通过上述措施,可以确保终止招标活动的透明度和规范性,保护各方的合法权益。