（来源：新华日报）

□ 钟祥 王春燕

当前，高职院校办学合作场景持续拓展，传统线下流转、分散管控、纸质存档的合同管理模式，难以适配高职院校精细化内控治理要求。在此背景下，如何借助数字化手段重塑管理流程，成为众多高职院校的破题方向。江苏卫生健康职业学院（以下简称“学院”）依托教育数字化转型契机，聚焦合同管理全生命周期痛点，以数字化改革为驱动，构建“事前预防、事中审批、签署管控、事后监管、归档溯源”全链条闭环内控体系，通过多系统联动、智能技术赋能、流程重构再造，推动合同管理从“人工管控”向“数字联控”转型。

事前预防：以数智化手段，实现风险前置管控

决策管控前置。学院依托数字化系统，将决策管控、预算校验、文本规范、智能风控、证照防护等环节前置到合同发起之初。严格落实“三重一大”制度，打通议题申报系统与合同运营监管平台（以下简称“平台”）数据壁垒，重大合同需提前线上审议，线下的决策意见回流存档，作为合同起草的硬性依据。同时，平台也与采购系统、财务系统强关联，严守“无采购批复不立项、无项目预算不签约”底线，杜绝无依据签约与超预算签约等风险。

学院推行合同内容审核前置模式，已建成标准化合同模板库，统一固化所有核心条款，避免承办部门使用非标准合同带来的潜在风险；特殊业务确需使用非标准合同时，平台自动启动专项审核流程。依托AI风控大模型，逐一比对各类合同条款与法律法规、行业规章及校内制度的相关要求，智能识别条款漏洞、权责失衡等多类瑕疵风险。在完成文本审核的基础上，平台进一步向用印与证照管理环节延伸管控。平台内置的“智能水印”功能可以在影印件生成时自动标注使用主体、具体用途、有效期限等必要信息，进而在源头上防止证照资料被超范围挪用。

事中审批：线上联审会签，推动效率与风控协同提升

审批会签是内控流程中的关键节点，对合同条款的规范性、签办效率有着直接影响。按照校内合同管理办法，平台会自动推送待审核事项，同时向相关责任部门、分管校领导、法定代表人发出在线审核签署通知。承办部门能够依据退回的意见修正条款存在的瑕疵，并且在对应的驳回环节重新开始线上审核，不用从头报批，此举既减少了沟通成本，又有效缩短了办理周期。所有的审核记录和修改痕迹都会自动留存，方便后续追溯时有据可查。

当各责任方完成联合审核之后，法治办公室会承担起最终审定的职责。由法律顾问对合同的合法性、完备性进行核查并出具法审意见，承办部门确认无误后认定终稿。平台运用区块链技术，把终版合同生成附带唯一编码并且不可二次修改的PDF文件，杜绝签约文本与审定内容不一致的潜在风险。

签署管控：电子签章系统，兼顾效率与廉政安全

合同产生法律效力的最后一步是完成签署用印流程，以往线下用印存在核验难度大等问题，学院部署“电子签章系统”，搭配使用“电子签章”与“实体印章锁”两类工具，可完成无纸化签署，支持在线验证签章真伪，能够提升合同签署的效率，解决以往纸质签署效率偏低、易被替换、真伪核验难度大等实际问题。

如果合同确需盖实体章，平台可限定用印的类型、范围、次数，搭配“实体印章锁”核验功能，杜绝超范围违规用印行为。“实体印章锁”可覆盖用印全流程监管，自动完成人脸核验、文件扫描与视频录像，线下实体用印全程可追溯查询，能防范用印环节廉政风险。

事后监管：多系统联通，打造履约监管体系

过往开展的合同管理工作，普遍存在“重审批、轻履约、弱监管”的问题。平台打通合同、财务、资产三大核心系统，建立起合同事后履约监管体系。多系统完成数据联通核验后，可对履约情况开展动态监控，做到合同执行关键节点风险早发现、早预警。同时，平台可自动抓取收支节点、履约周期、维保年限等关键信息，提前向相关部门及责任人推送提醒，防范人为疏忽造成的违约风险。

资金管控环节，平台与财务系统实现数据实时交互，合同进入关键履约节点时，会匹配资金收支明细完成核对，避免超前付款、超预算付款与无履约付款等违规操作出现。平台还与资产管理系统完成数据打通，合同采购信息可自动同步至资产管理系统，资产入库登记信息自动回传至平台，资产入库与履约确认的效率得到提升。三系统协同联动，实现合同履约监管的闭环管理。

归档溯源：数据自动化归集，建立长效内控台账

审计监督、复盘提升、溯源追责，均以合同全流程规范化归档为重要基础。学院完成平台与档案系统对接，实现全流程数据的自动化电子归档。从项目立项、决策审议、采购批复、资金核验，到文本起草、联审会签、法审定稿、签署用印，再到履约监督、资金收付、资产核验的各环节信息规范化归档，形成不可篡改的电子档案库。

依托平台的自动归集功能替代人工开展档案整理归档，解决了纸质档案易缺损、查阅效率低的常见问题，日常核查、专项审计、巡视巡察等工作可直接调取精准全面的相关数据，有效构建起长效化的合同内控监管台账。

以数字化手段赋能合同管理，是内控治理体系建设的创新实践。学院通过联通多管理系统，借助智能风控、区块链溯源、电子签章、档案自动化归集等手段，显著提升了内控治理的精细化水平，为高职院校合同内部控制的数字化转型提供了可复制、可推广的实践样本。

（作者单位：江苏卫生健康职业学院）